Se você trabalha em um ambiente administrativo (seja em um escritório ou remotamente), provavelmente já recebeu mensagens com todo tipo de pressa no chat. Algumas bem comuns são:
▶ "Acabei de te mandar um e-mail, pode dar uma olhadinha?" (tive um colega que me ligava pra falar isso, e outro que caminhava até minha mesa minutos depois do envio 😅);
▶ "Vi que você você está online, pode me responder?";
▶ "Te mandei o relatório ontem, você já viu?" (cobrança às 8h sobre o relatório enviado às 20h do dia anterior).
Independentemente do tom mais (ou menos) gentil de cada mensagem, nota-se uma confusão entre a ideia de alguém estar online ou efetivamente disponível.
Neste artigo, abordo não apenas a diferença entre esses dois status, como também trago direcionamentos sobre como podemos nos posicionar melhor sobre expectativas de tempo de resposta. Vale tanto para melhorarmos nossos relacionamentos com os colegas de trabalho que esperam um retorno "pra ontem", quanto para refletirmos sobre as nossas próprias urgências.
SABE AQUELA IDEIA DE ESTAR PRESENTE NO MOMENTO PRESENTE?
Me lembro de ficar incomodada ao participar de reuniões presenciais em que os participantes estavam constantemente em seus computadores ou celulares, pois isso me dava a impressão de que não seria ouvida. Esse receio fazia sentido: pesquisas (como essa e essa) mostram que nosso cérebro não se concentra em mais de uma coisa por vez - na verdade, ele alterna rapidamente o foco e a atenção (o que depois de um tempo se torna exaustivo e pouco eficiente). Assim, exceto em casos em que uma das atividades é automática (como dirigir ouvindo rádio), podemos dedicar a nossa atenção verdadeiramente a uma única coisa por vez.
Isso demonstra que não faz sentido esperar que alguém nos responda enquanto está em reunião, por exemplo. E também não deveríamos nos sentir obrigados a responder em momentos como esses (mesmo que o computador ou celular esteja acessível). Afinal, como iremos contribuir com o tema daquele encontro se não prestarmos atenção ao que é apresentado?
ONLINE, SIM. DISPONÍVEL... DEPENDE.
No meu caso, você me verá online a maior parte do tempo - pois estou mesmo. Trabalho totalmente online desde o início de 2021. Entretanto, isso não significa que, em todos os momentos em que estou conectada, eu esteja disponível (não respondo mensagens enquanto dou uma sessão de Mentoria, por exemplo).
Responder mensagens (por e-mail, chat ou outros meios) também é trabalho e precisamos reservar um espaço na agenda para fazer isso. Há quem recomende uma vez ao dia pela manhã, ou em períodos de 30 minutos distribuídos ao longo do dia... e, claro, essa frequência deve levar em consideração as demandas de cada profissão. Entretanto, nossas responsabilidades envolvem outras atividades além dessa. Nosso trabalho também é:
Checar informações antes de responder a um e-mail;
Ler relatórios com a devida atenção antes de dar direcionamentos sobre ele;
Estar presente (de verdade) nas reuniões das quais participamos - com escuta ativa sobre o que é apresentado, contribuindo para o debate e fazendo valer o tempo de todos que estão ali;
... e muito mais!
Isso sem contar as demandas pessoais que podem ser conciliadas em um trabalho remoto que permita horários flexíveis, como: dar assistência a um familiar que precisa de cuidados médicos, levar e buscar filhos na escola, estar em trânsito ou em viagem, entre outras.
HÁ SERES HUMANOS (COM EMOÇÕES) DOS DOIS LADOS DA TELA
Sabendo que a minha mensagem poderia ser recebida em um momento diferente do que eu a enviei, aprendi a ser muito mais cuidadosa sobre a forma como me comunicava quando atuei no departamento de Recursos Humanos. Afinal, dependendo de quem fosse o receptor da mensagem, ao saber que ela vinha do RH, a imaginação já viajava por vários cenários, especialmente o pior - gerando, por exemplo, o medo de ser demitido (o temido "passe aqui no RH"), Sabendo disso, comecei a ser mais estratégica, pois quanto mais específicos somos na nossa comunicação, menos espaços damos a qualquer interpretação incorreta. Imagine que, em uma conversa no chat, eu enviasse apenas:
"Oi, tudo bem?"
Imagine a curiosidade e a ansiedade que essa mensagem pode causar. Pensamentos como "o que será que ela quer falar comigo" seriam comuns. Além disso, até que a outra pessoa retornasse, e finalmente eu abordasse o assunto principal, perderíamos tempo - e produtividade. Vamos pular o mistério, ajustando a frase para:
"Oi, tudo bem? Preciso falar com você sobre X. Pode me retornar?"
Aqui, já temos ideia do que se trata, mas ainda há dúvidas sobre a urgência do tema. "Será que preciso retornar imediatamente, ou ela pode esperar uma hora, quando eu sair da minha próxima reunião?" é o tipo de dúvida que essa frase geraria. Pode ser que o tema realmente precisasse de uma resposta rápida - nesse caso, sugiro informar isso na própria mensagem ou recorrer a uma ligação (telefônica ou por áudio). Supondo que o tema possa esperar, minha sugestão é que sejamos mais claros sobre o prazo de retorno esperado:
"Oi, tudo bem? Preciso falar com você sobre X. Pode me retornar depois do almoço?"
A mensagem já está mais clara. Entretanto, depois do almoço seria quando? 13h? 16h? Qualquer horário antes do jantar poderia ser considerado depois do almoço. Sejamos mais específicos:
"Oi, tudo bem? Preciso falar com você sobre X. Pode me retornar até antes das 14h?"
Aqui, ganhamos tempo ao adiantar o tema, e alinhamos expectativas sobre a urgência ao informar um prazo desejado de resposta. Além disso, esse cuidado com a escrita promove uma interação mais leve (com menos chances de tensão para quem recebe) e diminui as chances de ruídos (interpretações incorretas).
Vale reforçar que o que é prioridade para nós pode ser diferente do que é prioridade para outra pessoa: todos temos demandas e nem sempre sabemos sobre os projetos em que um colega está envolvido. Vamos supor que a pessoa que recebeu a mensagem do nosso exemplo não tenha disponibilidade para retornar dentro do prazo sugerido. Nesse caso, ela poderia retornar dizendo:
"Estou sem tempo para esse tema hoje."
Ou então, em uma versão melhorada:
"Hoje estou envolvida com outras demandas, mas posso te retornar por volta das 17h. Pode ser?"
Se esse prazo for aceitável, tudo bem, há um acordo. Se não for suficiente, a pessoa que a solicitou poderá avaliar alternativas (como consultar outro colega, negociar esse prazo, etc.). Em ambos os casos, há um alinhamento de expectativas - e evita-se que alguém fique esperando... sem retorno ou com um retorno tarde demais.
"Mas, Valeska, se eu não cobrar respostas rápidas das pessoas, o projeto não anda!"
Por mais que essa dinâmica pareça trazer resultados melhores, trago algumas questões para refletirmos:
O que falta é pressão ou alinhamento prévio sobre as responsabilidades de cada profissional envolvido? Cada um sabe o que deve fazer, seus prazos, e como suas ações impactam nas ações de outros membros da equipe?
Qual o combinado caso alguém perceba que não poderá cumprir seu prazo? É possível pedir ajuda antes de isso acontecer?
Caso o prazo realmente seja excedido, quais são as consequências para o projeto? Todos têm clareza sobre isso?
Qual o impacto dessa cobrança, em clima de "corrida", sobre a saúde mental das pessoas envolvidas?
Respeitar limites de disponibilidade dos colegas não significa que os processos da empresa serão mais lentos. Há ferramentas de acompanhamento de projetos (como Trello, Planner, ClickUp e Monday) que permitem atualização constante e acesso assíncrono (em que os envolvidos podem consultá-la mesmo não estando todos online ao mesmo tempo). Cabe a cada organização e equipe buscar sua forma preferida para fazer a gestão dessas informações. Com "combinados" bem definidos, além de ganhar em produtividade, é possível promover um ambiente mais leve, com relacionamentos com menos cobrança e mais colaboração! :)
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Artigo publicado originalmente aqui.